Una de las transformaciones más evidentes que ha dejado el Covid-19 es el cambio en las dinámicas de trabajo, y con ello una creciente tendencia por parte de las empresas para implementar herramientas tecnológicas que hagan de las oficinas espacios modernos y eficientes.
Ante estos nuevos retos, las organizaciones se han planteado soluciones que hagan de sus oficinas espacios inteligentes con ayuda de tecnología como la inteligencia artificial, aplicaciones de machine learning o hasta Internet de las Cosas (IoT, por sus siglas en inglés).
“La transformación digital de los trabajos producto de la pandemia toca todas las áreas de la organización, desde la eficiencia de los procesos, hasta las estrategias de marketing, pero uno de los más novedoso es la gestión del espacio. Esta nueva generación de soluciones son sencillas de utilizar y traen resultados sumamente positivos en términos de eficiencia y productividad, además son tan sencillas de utilizar que pueden controlarse a través de una app en el smartphone. Es decir, desde su celular los colaboradores pueden apartar una sala de juntas o consultar los horarios para quienes trabajan de forma mixta (home office-presencial)”, afirma Daniela Artavia, Encargada de Mercado en Parso.
De acuerdo con Statista, se espera que habrá más de 75 mil millones de dispositivos conectados a IoT en uso para el año 2025, lo que significa un aumento del triple de los instalados en 2019. Estos números dan cuenta de la creciente demanda de dispositivos IoT para transformar los espacios de trabajo en oficinas más inteligentes, lo que a su vez contribuirá significativamente a la optimización de espacios y ahorro de recursos como tiempo y costos.
Reimaginando los espacios de trabajo con ayuda de la tecnología
La atención se centra ahora en el lugar de trabajo del futuro: ¿qué querrán y necesitarán las personas después de la pandemia? De acuerdo con el I Estudio Felicidad Organizacional realizado por Awards of Happiness, el 61% de las personas quieren que las empresas se preocupen más por su salud, mientras que a más del 81% de los colabores consultados no les importaría volver a trabajar a la oficina si tuvieran dos días de teletrabajo desde casa.
Eso significa dar a las personas más espacio, mayor libertad y flexibilidad, y una experiencia única y estimulante, además de poner mucho más énfasis en la salud y el bienestar.
Hoy en día, existen soluciones digitales que facilitan la transición a un esquema de trabajo híbrido, y ayudan a crear un entorno sin fricciones, al mismo tiempo que se preocupan por la salud y bienestar de los colaboradores.
“Parso, por ejemplo, desarrolló un software especializado en la gestión de espacios de oficina y estacionamiento, así como registro de visitas y administración de límites de ocupación. Además, esta herramienta permite a los empleados reservar salas de juntas y otros espacios de trabajo, asignar fechas y horarios para ocupar el estacionamiento e incluso reservar y ver cuáles son las preferencias o restricciones alimenticias de los colaboradores (en caso de contar con servicio de cafetería o un sistema de comidas), todo esto desde su teléfono móvil”, agrega Artavia.
Esto no sólo permite a las empresas tener un mayor control de los espacios físicos y ofrecer a los colaboradores lugares amigables, eficientes y agradables, sino que también disminuye la probabilidad de contagio por Covid-19 dentro de la empresa al limitar la ocupación y llevar un control de los registros de entradas y salidas, así como el monitoreo de casos cuando se presenta un contagio.
Así pues, el uso de estas herramientas efectivas juegan un papel importante para asegurar el buen funcionamiento logístico de un entorno de oficina y de un sistema de trabajo híbrido, como resultado, los trabajadores se sienten más cómodos y más comprometidos en la oficina.
Ventajas comerciales de Internet de las cosas
De acuerdo con Parso, estas son algunas formas en las que se puede aprovechar las nuevas tecnologías para mejorar los entornos de trabajo:
Movilidad y agilidad. Ante los nuevos esquemas de trabajo, la gestión de espacios es clave para los colaboradores. Muchas oficinas optaron por oficinas con menor aforo o incluso horarios escalonados, para aplicar estas modalidades de forma eficiente se requiere de herramientas tecnológicas que apoyen a las empresas.
Empresas más verdes. Además de mejorar la productividad de los empleados, IoT puede ayudar a las empresas a utilizar de manera eficiente sus recursos y reducir sus gastos innecesarios. Las tecnologías como la iluminación inteligente también se pueden utilizar de diferentes formas para mejorar el lugar de trabajo. Se puede programar para conocer los horarios del usuario y habilitar sensores de movimiento.
Coordinar operaciones. La tecnología de IoT es capaz de recopilar grandes cantidades de datos que las empresas podrían usar para mejorar o cambiar la forma en que manejan y operan el trabajo para que sea más efectivo. Por ejemplo, puede utilizar sensores inteligentes para localizar qué salas están llenas o en uso en un momento determinado del día, lo que le permite saber qué salas están vacías para que pueda programar reuniones.